Mis à jour le 25 mai 2018

Executive Accommodation and Services, S.L. s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des données personnelles que vous nous fournissez. La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons, stockons, utilisons et divulguons vos données personnelles lorsque vous naviguez sur ce site web, ou lorsque vous nous fournissez des données personnelles d’une autre manière, ainsi que les droits dont vous disposez pour contrôler l’utilisation de vos données personnelles.

Nous respectons votre droit à la vie privée et ne traiterons les données personnelles que vous nous fournissez que conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (le “GDPR"), et aux autres lois espagnoles applicables en matière de protection de la vie privée.

RESPONSABLE DE VOS DONNÉES

Executive Accommodation and Services, S.L. (ci-après “EAS" “nous" ou “notre") est responsable de la collecte et de l’utilisation de vos données personnelles comme indiqué dans la présente politique de confidentialité. Nous sommes l’un des principaux fournisseurs de solutions d’hébergement pour les conférences internationales et les événements commerciaux clés, basé à Barcelone, au C/ Arc del Teatre 3,2-2, 08001 Barcelone, Espagne.

Si vous avez des questions, des commentaires ou des plaintes concernant l’utilisation de vos données personnelles, veuillez contacter notre service clientèle par e-mail à  info@eas-now .com ou par téléphone au +34 935 115 181.

PRINCIPES POUR LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES

Les principes suivants sont appliqués par l’EAS et par tout membre de son personnel ayant accès à des données à caractère personnel. Les données à caractère personnel le seront toujours :

a) traitées de manière licite, loyale et transparente.

b) collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne seront pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.

c) adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

d) exactes et, si nécessaire, mises à jour ; toutes les mesures raisonnables doivent être prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées soient effacées ou rectifiées sans délai.

e) conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

f) traitées avec intégrité et confidentialité : de manière à assurer une sécurité appropriée des données à caractère personnel, y compris la protection contre tout traitement non autorisé ou illicite et contre toute perte, destruction ou détérioration accidentelle, en recourant à des mesures techniques ou organisationnelles appropriées.

TYPES DE DONNÉES TRAITÉES

Nous recueillons et traitons les catégories de données personnelles suivantes :

  • Les données personnelles liées à la fourniture de nos services.
  • Données personnelles relatives au personnel ou aux candidats.
  • Données personnelles relatives aux abonnements à la newsletter et à la prospection commerciale.

Cela comprend :

Données d’identité et de contact : y compris vos nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de naissance, état civil, numéro de passeport, antécédents professionnels, formation et/ou expérience professionnelle, statut fiscal, numéro d’employé, titre et fonction du poste, et autres données personnelles concernant vos préférences en rapport avec nos services ;

Informations commerciales : y compris les informations fournies dans le cadre de la relation contractuelle ou de la relation client entre vous ou votre organisation et nous, ou autrement fournies volontairement par vous ou votre organisation ;

Données financières et de paiement : y compris vos coordonnées bancaires et autres données nécessaires au traitement des paiements et à la prévention de la fraude, notamment les numéros de cartes de crédit/débit, les numéros de code de sécurité et autres informations de facturation connexes.

Données techniques et d’utilisation : y compris vos préférences en matière de réception de communications commerciales de notre part, vos préférences de communication, des informations sur la manière dont vous utilisez notre site web, y compris les services que vous avez consultés ou recherchés, les temps de réponse des pages, la durée des visites, les informations sur l’interaction des pages et les erreurs de téléchargement, les informations recueillies lors de vos visites sur notre site web, l’adresse IP (protocole Internet), le type et la version du navigateur, les données de connexion, le réglage du fuseau horaire, les types et versions des plug-ins du navigateur, le système d’exploitation et la plate-forme. Veuillez consulter notre politique en matière de cookies ici pour en savoir plus sur notre utilisation des cookies.

Données supplémentaires : Dans le cadre de notre relation de service, vous pouvez nous fournir volontairement des informations considérées comme des données sensibles. Il s’agit d’informations relatives à votre origine raciale ou ethnique, vos croyances religieuses, vos opinions politiques, vos activités syndicales, votre santé physique ou mentale, votre vie sexuelle. Par exemple, si vous nous indiquez sur votre candidature que vous avez besoin d’un hébergement avec des installations pour les personnes handicapées, ou si vous nous parlez d’une éventuelle intolérance alimentaire

Données sur d’autres personnes : Veuillez d’abord vous assurer que vous avez l’autorisation de nous divulguer des informations sur toute personne autre que vous-même, vos employés ou vos fournisseurs. Vous devez vous assurer qu’ils comprennent comment leurs informations seront utilisées par nous ou par l’un de nos fournisseurs.

LA FINALITÉ DES DONNÉES TRAITÉES

Nous ne pouvons utiliser vos données personnelles qu’aux fins suivantes :

  • Fournir et gérer des services d’hébergement ou d’autres services ou solutions, selon vos instructions ou celles de votre organisation. 
  • Vous enregistrer en tant que client pour administrer et gérer notre relation avec vous, y compris le traitement des paiements, la comptabilité, l’audit, la facturation et le recouvrement
  • Respect de nos obligations légales.
  • Traiter les demandes de travail avec nous.
  • Exercer ou défendre nos droits légaux, ou se conformer aux décisions de justice.
  • Communiquer avec vous pour vous tenir au courant de nos services, par le biais de bulletins d’information, de briefings, d’annonces, d’autres informations concernant des événements et des initiatives ; vous contacter dans le cadre de campagnes de marketing ou d’autres activités promotionnelles. Nous ne vous fournirons des informations liées au marketing qu’après que vous ayez, lorsque la loi l’exige, choisi de recevoir ces communications et que vous ayez eu la possibilité de vous en retirer à tout moment.
 
LA LÉGITIMATION DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES

Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel en rapport avec l’un des objectifs énoncés ci-dessus sur la base juridique d’un ou de plusieurs des motifs de licéité suivants :

  • Parce qu’il est nécessaire d’exécuter le contrat ou de pouvoir se conformer à vos instructions ou à celles de votre organisation.
  • Parce que nos intérêts légitimes, ou ceux d’un tiers destinataire de vos données à caractère personnel, rendent le traitement nécessaire, à condition que ces intérêts ne l’emportent pas sur vos intérêts ou sur les droits et libertés fondamentaux.
  • Parce que vous nous avez donné votre consentement pour que nous traitions vos données à caractère personnel de cette manière.
  • Pour nous conformer à nos obligations légales, ainsi que pour conserver des traces de nos processus de conformité ou de nos dossiers fiscaux.

Nous n’utiliserons pas vos données personnelles pour prendre des décisions automatisées qui affectent ou créent des profils autres que ceux décrits ci-dessus.

VOS DROITS

Vous pouvez exercer tous les droits reconnus dans la réglementation sur la protection des données devant nous.

Nous nous engageons à respecter et à faciliter l’exercice de ces droits et, en particulier, les droits d’accès, de rectification, de suspension, d’opposition, de limitation du traitement et de portabilité des données. Ces droits peuvent être exercés en envoyant une demande écrite à l’EAS, Arc del teatre 3, 2-2, 08001 Barcelone, ou en envoyant un courriel à info@eas-now.com accompagné d’une preuve de votre identité, telle que votre carte d’identité, votre passeport ou tout autre document d’identification valide.

Dans tous les cas, nous vous informons que vous pouvez déposer une plainte auprès de l’Agence espagnole de protection des données pour la protection de l’un de vos droits.

LA SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

L’EAS s’engage à respecter son obligation de garantir la sécurité des données à caractère personnel, en mettant en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles, conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection des données, pour protéger ces données contre la destruction, la perte adéquate, l’accès non autorisé ou la divulgation.

Nous avons également mis en place une procédure de notification en cas de suspicion de violation des données à caractère personnel, adressée aux personnes concernées ainsi qu’à l’autorité de contrôle compétente en Espagne.

L’EXACTITUDE DES DONNÉES

Vous êtes, en tout état de cause, responsable de l’exactitude des données fournies et l’EAS se réserve le droit de vous exclure si vous avez fourni des données fausses et/ou incomplètes, même si elle peut prendre les mesures appropriées conformément au droit applicable

Par exemple, si vous changez de téléphone ou d’adresse électronique ou si vous souhaitez annuler une demande que vous nous avez adressée, ou si vous vous rendez compte que nous disposons de données personnelles inexactes vous concernant, veuillez nous le faire savoir en nous contactant par l’un des moyens électroniques indiqués dans la présente politique. 

Divulgation de vos données personnelles

L’EAS ne vend pas, n’échange pas et ne transfère pas à des tiers vos données personnelles. Cela n’inclut pas les fournisseurs externes de confiance qui nous aident à exploiter notre site web, à mener nos activités ou à vous servir, vous ou votre organisation, pour autant que ces parties acceptent de garder ces informations confidentielles et que toutes les exigences légales soient respectées conformément à la réglementation sur la protection des données.

LA PÉRIODE PENDANT LAQUELLE LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL SONT CONSERVÉES

Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que dure la relation d’affaires ou aussi longtemps que nécessaire aux fins du traitement. Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données à caractère personnel, nous nous basons sur la quantité, le type et la sensibilité des données à caractère personnel, le risque potentiel de préjudice résultant d’une utilisation ou d’une divulgation non autorisée de vos données à caractère personnel, les objectifs pour lesquels nous traitons vos données à caractère personnel et les exigences légales applicables.

En tout état de cause, si des données sont traitées ultérieurement à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été initialement collectées, nous vous informerons de tous les aspects pertinents pour cette autre finalité avant de procéder à ce traitement ultérieur.

LE DROIT DE RETIRER SON CONSENTEMENT

Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de retirer votre consentement en tout ou en partie. Pour retirer votre consentement, veuillez nous contacter ou suivre les liens de retrait figurant sur toute communication commerciale qui vous est envoyée.

Une fois que nous avons reçu la notification du retrait de votre consentement, nous ne traiterons plus vos informations pour la ou les finalités auxquelles vous avez initialement consenti, sauf s’il existe des raisons légitimes et impérieuses de procéder à un traitement ultérieur qui l’emportent sur vos intérêts, droits et libertés ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

Le retrait du consentement à recevoir des communications commerciales n’affectera pas le traitement des données à caractère personnel pour la fourniture de nos services.

CONTACTEZ-NOUS

Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter en utilisant le formulaire de ce site web ou nous écrire à l’EAS C/ Arc del teatre 3, 2-2, 08001Barcelone, Espagne, info@eas-now.com